Sebuah dokumen adalah bagian yang sangat penting sekali di dalam sebuah institusi dikarenakan akan menjadi bukti yang nyata dan juga sebagai catatan untuk sebuah informasi. Tanpa adanya sebuah sistem manajemen dokumen dari perusahaan, maka informasi yang sudah terkumpul bisa saja akan hilang. Jika hilang, maka akibatnya akan terjadi kesalah pahaman komunikasi, adanya duplikat pekerjaan, sampai berisiko untuk dapat mengurangi efisiensi sebuah pekerjaan. Document imaging adalah tempat menyimpan data yang aman dan jika arsip hilang tentu kita masih memiliki arsip penting yang lainnya.
Perlu kita ketahui bahwa arsip itu mempunyai 2 fungsi yaitu arsip yang dinamis dan juga arsip yang statis. Arsip dinamis selalu digunakan secara langsung di dalam sebuah perencanaan, penyelenggaraan, pelaksanaan kehidupan berbangsa secara umum. Bisanya selalu digunakan secara langsung di dalam penyelenggaraaan administrasi penting kenegaraan. Sementara itu arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak diperguinakan lagi secara langsung
Namun sayangnya arsip yang berbahan kertas akan sangat rentan sekali rusak. Kerusakannya itu pun sangatberagam. Bisa dikarenakan faktor kimia, fisik, bencana, biologis dan yang lainnya. Seringkali kita menemukan warna kertas tersebut berubah menjadi warna kekuningan atau pun berwarna cokelat dengan adanya bintik hitak yang akan menutupi teks yang berada di kertas. Belum lagi jika terdapat serangga pada sudut lemari akan beresiko dimakan oleh rayap. Oleh karena itu dengan adanya document imaging akan membuat kita bisa menyimpan arsip dengan aman tanpa harus takut dengan gangguan yang lainnya.
Oleh karena itu pemeliharan sebuah dokumen menjadi hal yang sangat penting yang harus kita perhatikan, mulai dari tahap penciptaan sampai penghacuran sebuah dokumen. Dengan sistem management dokumen, maka arsip yang kita miliki tersebut akan tersusun dengan sangat rapi dan juga akan aman. Ketika kita akan mengambil arsip yang kita butuhkan, prosesnya tidak akan lama dan tentunya akan akurat dikarenakan dokumen sudah tersususn dengan sangat rapi. Oleh karena itu di jaman modern seperti sekarang ini tentunya kita harus benar-benar memanfaatkan teknologi yang sudah sangat berkembang.
