Sebuah perusahaan pastinya memiliki dokumen penting yang harus diarsipkan. Dokumen – dokumen itu tentunya mengenai hal – hal yang bersangkutan dengan data perusahaan. Dari mulai data surat – surat berharga, data set perusahaan, data karyawan hingga data stockholder dan lain sebagainya. dan kesemua data tersebut sangat berharga bagi keberlangsungan perusahaan.
Akan tetapi, kendala dari penyimpanan data – data tersebut yang notabennya dalam bentuk hard file adalah sulitnya menjaga data tersebut hingga benar – benar aman. Kenapa sulit? Karena data yang berbentuk hardfile biasanya akan mudah hilang, atau rusak. Baik itu secara disengaja maupun rusak karena hitungan waktu yang cukup lama. Lalu bagaimana caranya menyimpan file perusahaan agar tetap aman dalam jangka waktu yang panjang? Salah satu caranya adalah dengan menggunakan teknik document imaging.
Yaitu suatu teknik yang dapat menjadikan dokumen dalam bentuk hardfile atau lembar – lembar kertas menjadi dokumen dalam bentuk soft file dan dapat disimpan di perangkat penyimpan digital atau elektronik seperti computer , laptop dan gadget. Tentunya teknik ini akan sangat membantu perusahaan dalam pengarsipan dokumen. Dokumen yang tadinya disimpan bertumpuk – tumpuk dalam rupa selembaran kertas yang mudah hilang, robek, atau bahkan rusak, kini dapat disimpan menjadi data disuatu computer, laptop dan gadget, dan penyimpanannya tidaj menghabiskan ruang. Hal ini akan menjadikan penyimpanan data menjadi sangat simple dan juga fleksibel bisa diakses kapan saja di mana saja.
document imaging dibuat dengan menggunakan suatu alat bernama scanner, alat ini akan membantu pencetakan data menjadi sebuah foto digital. Kecanggihan teknologi serupa ini sudah banyak digunakan di berbagai perusahaan dengan system modern, sehingga sudah tidak lagi zamannya perusahaan memiliki gudang arsip. Kini perusahaan hanya memanfaatkan digital menjadi media arsip datanya. Salah satu perusahaan yang bisa membantu anda dalam melakukan scanning pada dokumen anda adalah RDS. Di RDS anda dapat meminta bantuan untuk scanning data anda dari hard file menjadi soft file dalam jumlah yang banyak dengan harga atau biaya yang sangat terjangkau.
