Uncategorized

Dua Jenis Dokumen Yang Terdapat Pada Proses Document Imaging

Dari tahun ketahun sebuah perusahaan, perkantoran ataupun pribadi pasti memiliki document-dokumen penting dalam kehidupannya. Semakin bertumpuknya dokumen di dalam sebuah perusahaan pasti memerlukan packing atau pengumpulan data secara continyu harus dilakukan dan harus memilih dan memilah juga dokumen yang masih diperlukan ataupun yang sudah tidak diperlukan, mungkin akan terasa sangat sulit bagi sebuah perusahaan atau kantoran dalam melakukan hal tersebut.

Kini tidak perlu khawatir lagi karena masalah tersebut dapat teratasi  dengan hadirnya reycom document solution yang menawarkan pengolahan data secara rapi berupa document imaging. Dimana dalam proses tersebut baik itu dokumen yang berupa hard copy ataupun berupa tulisan dapat dibuat menjadi sebuah file yang sangat rapi, sehingga data atau dokumen yang ada menjadi lebih aman.

Dipisahkannya antara dokumen yang masih digunakan dengan yang sudah tidak digunakan dalam proses document imaging sangat diperlukan sekali, bertujuan supaya tidak tercampur lagi antara dokumen yang baru dengan dokumen-dokumen yang lama. Sebetulnya apa saja nama dari kedua proses tersebut yang ada di RDS, kedua document tersebut adalah :

  1. Pusat dokumen aktif. Yaitu suatu dokumen yang apabila pada saat itu suatu perusahaan sedang memiliki proyek dan memiliki dokumen penting, maka ditempatkan pada dokumen aktif. Dan apabila proyek sudah selesai, dapat dipindah ke dokumen pasif.
  2. Pusat dokumen pasif. Yaitu pada pusat dokumen ini, dokumen akan dipindahkan ke bagian dokumen yang sudah kadaluarsa atau dokumen yang akan di audit atau dokumen yang sudah tidak dipergunakan kembali. Pada bagian ini, terdapat dokumen-dokumen lama perusahaan dan juga dokumen yang dipersiapkan untuk keperluan audit.

Kedua jenis dokumen di atas merupakan bagian akhir dari proses document imaging yang dilakukan  oleh RDS sehingga document tersebut akan menjadi sebuah file yang dapat tersimpan dengan baik, hingga pada suatu saat nanti apabila dibutuhkan kembali mudah untuk dicari dan tidak harus repot-repot untuk membuka dokumen-dokumen lama dengan cara yang sangat membutuhkan waktu dalam mencarinya.

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Close